Compliance
Vragen & antwoorden over het bureau van de ombudsvrouw, de klachtenprocedure in het kader van de Supply Chain Governance Obligations Act en het op internet gebaseerde klokkenluidersysteem bij The Quality Group GmbH en haar dochterondernemingen ("TQGG")
I. Wat is een ombudsvrouw/klachtenbureau ("klokkenluidersregeling")?
TQGG heeft een externe jurist aangesteld als ombudsvrouw en contactpersoon voor ons klokkenluidersysteem in het kader van de bestrijding van schendingen van wettelijke voorschriften en/of interne nalevingsregels van de onderneming, alsmede schendingen van verplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieuzorg. De ombudsvrouw is beschikbaar voor alle klokkenluiders die vertrouwelijke informatie willen verstrekken over onregelmatigheden bij TQGG.
II. Wie kan contact opnemen met de klokkenluidersregeling?
Onze klokkenluidersregeling, die wordt beheerd door onze ombudsvrouw, is algemeen toegankelijk voor iedereen die informatie kan verstrekken over onwettig gedrag. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. Wij accepteren alle tips waarover u een overtreding vermoedt en die betrekking hebben op het aangegeven onderwerp.
III. Over welke onderwerpen kunnen hints worden gegeven?
De klokkenluidersregeling is beschikbaar voor informatie over schendingen van wet- en regelgeving, alsmede over mensenrechten- en milieurisico's en due diligence-schendingen, voor zover deze onze onderneming, ons bedrijfsonderdeel of onze leveranciers in de gehele toeleveringsketen betreffen.
De inhoud van de rapportage omvat met name de volgende onderwerpen:
- Corruptie, witwassen van geld, omkoping, financiering van terrorisme, schendingen van exportcontroles
- Concurrentieverstorend gedrag
- Schendingen van de gedragscode en andere interne richtlijnen van TQGG (bijv. inkooprichtlijnen)
- Productveiligheid
- Discriminatie, pesten, grondrechten
- Gezondheid, operationele veiligheid, arbeidsveiligheid· Personeelskwesties, waaronder het negeren van werkinstructies
- Gegevensbescherming en inbreuken op de informatiebeveiliging· Antitrust schendingen
- EU-zaken in de zin van de EU-klokkenluidersrichtlijn, 2019/1937
- Schendingen van de verplichtingen inzake mensenrechten en milieuzorg.
De klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor klachten in verband met operationele zaken. Informatie die via de klokkenluidersregeling wordt gemeld en die betrekking heeft op zaken die buiten het gedefinieerde onderwerp vallen, wordt doorgestuurd naar de juiste contactpersonen, mits de klokkenluider daarmee instemt, of de juiste contactpersonen worden genoemd.
IV. Hoe kunnen tips worden ingediend?
TQGG:
Onze werknemers kunnen te allen tijde contact opnemen met hun leidinggevenden, de afdeling Human Resources, de General Counsel of andere kantoren binnen het bedrijf met informatie.
Klokkenluidersregeling / Ombudsvrouw:
Daarnaast kunnen onze medewerkers, onze zakelijke partners en andere derden gebruik maken van ons klokkenluidersysteem om meldingen in te dienen bij onze ombudsvrouw. U kunt uw tips telefonisch, per post, e-mail of tijdens een persoonlijke afspraak doorgeven.
Dr Kathrin J. Niewiarra, advocaat, ombudsvrouw
Philippistrasse 11
D-14059 Berlijn
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
De aankondigingen kunnen in het Duits en het Engels worden ingediend.
Bovendien is het mogelijk om via ons elektronisch klokkenluidersysteem in meer dan 26 talen meldingen bij de Ombudsvrouw in te dienen:
compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Extern rapporteringsbureau bij het federale ministerie van Justitie
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
V. Hoe wordt de anonimiteit gewaarborgd en de klokkenluider beschermd?
De bescherming en vertrouwelijkheid van de klokkenluider zijn essentiële onderdelen van onze klachtenprocedure en worden door ons zeer serieus genomen. Gedurende het gehele proces worden per geval individuele maatregelen ontwikkeld en genomen om klokkenluiders te beschermen tegen benadeling of bestraffing als gevolg van het klokkenluiden. Intimidatie, bedreigingen of discriminatie op de werkplek van klokkenluiders worden niet getolereerd. Als u als klokkenluider te maken krijgt met intimidatie, bedreigingen of represailles, neem dan contact op met onze Ombudsvrouw of de relevante kantoren van TQGG.
Als advocaat is de ombudsvrouw ook onderworpen aan de geheimhoudingsplicht van de advocaat. Het contact met de ombudsvrouw en alle informatie en tips worden absoluut vertrouwelijk behandeld. Dit wordt gewaarborgd door een aparte gegevensbeschermingsovereenkomst met TQGG als cliënt.
Uw identiteit wordt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klokkenluider aan TQGG bekend gemaakt. Mocht uw informatie leiden tot onderzoek door het Openbaar Ministerie, dan is uw anonimiteit ook tegenover deze instanties gewaarborgd vanwege de geheimhoudingsplicht van de advocaat.
VI. Wat gebeurt er met een ingezonden tip?
Samenvatting:
De ombudsvrouw onderzoekt de binnenkomende tips en voert een eerste juridische beoordeling uit. Deze wordt doorgestuurd naar Svenja Wachtel, General Counsel bij TQGG voor verder onderzoek van de feiten, mits de klokkenluider heeft ingestemd met het doorsturen. Absolute vertrouwelijkheid van de informatie wordt gegarandeerd. Als de informatie kan worden gestaafd, zullen verdere maatregelen worden genomen. Als de informatie irrelevant blijkt te zijn, wordt het onderzoek beëindigd. Bovendien worden alle persoonsgegevens overeenkomstig de voorschriften inzake gegevensbescherming gewist.
De individuele stappen:
Ontvangst van de aankondiging
De ontvangst van de tip wordt gedocumenteerd en de klokkenluider ontvangt uiterlijk na zeven dagen een ontvangstbevestiging van de ombudsvrouw.
Herziening van de aankondiging
De advocaat van de Ombudsvrouw classificeert de informatie thematisch en onderzoekt deze op plausibiliteit. Als de tip plausibel is, wordt hij doorgestuurd naar Svenja Wachtel, General Counsel, voor opheldering van de feiten met behoud van de vertrouwelijkheid.
Indien de klokkenluider dit wenst, zal de ombudsvrouw gedurende de gehele procedure contact met hem of haar houden. Alleen de klokkenluider beslist echter over de wijze van contact.
Als de tip niet aannemelijk is, wordt de procedure stopgezet en wordt de klokkenluider geïnformeerd.
Verduidelijking van de feiten
In overleg met de ombudsvrouw verduidelijkt de algemeen adviseur de feiten van de zaak, waarbij hij volledig gebruik maakt van de middelen waarover hij beschikt. Eerst wordt nagegaan of er voldoende informatie beschikbaar is om de feiten van de zaak op te helderen. Als dit niet het geval is, neemt de ombudsvrouw contact op met de klokkenluider om nadere informatie op te vragen.
Indien contact niet gewenst is en er anderszins niet voldoende informatie kan worden verzameld om de feiten op te helderen, wordt de procedure stopgezet. Als er geen wangedrag of risico in het bedrijf of bij de zakenpartners of leveranciers kan worden vastgesteld, zal de procedure eveneens worden stopgezet. De klokkenluider zal hiervan op de hoogte worden gesteld.
Ontwikkeling van oplossingen
Indien wangedrag of een risico wordt vastgesteld, zullen op basis van de verzamelde informatie passende preventieve en/of corrigerende maatregelen worden ontwikkeld. Indien mogelijk, redelijk en op verzoek van de klokkenluider, wordt de klokkenluider betrokken bij de ontwikkeling van de preventieve en/of corrigerende maatregelen.
De klokkenluider krijgt uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging van de ombudsvrouwfeedback over de geplande en reeds genomen maatregelen en de redenen daarvoor, zolang (interne) onderzoeken en de rechten van de personen op wie een klokkenluider een beroep doet niet worden aangetast en dit mogelijk is binnen het kader van wat wettelijk is toegestaan.
Initiëren van corrigerende maatregelen en follow-up alsmede toetsing van de doeltreffendheid
De aangenomen preventieve en/of corrigerende maatregelen worden geïnitieerd en de uitvoering ervan wordt opgevolgd door de General Counsel of een daartoe aangewezen comité.
Daarnaast evalueert TQGG jaarlijks en op ad hoc basis de effectiviteit van de klachtenprocedure. Hierbij wordt met name gebruik gemaakt van de feedback van de klokkenluiders. Indien nodig worden aanpassingen gedaan.
VII. Zijn er negatieve gevolgen als ik aangifte doe?
Als u naar eer en geweten een melding doet, zult u daar binnen de onderneming geen nadeel van ondervinden. Als u echter opzettelijk een valse melding of een melding te kwader trouw doet of als u zelf toepasselijke gedragsregels hebt overtreden, behoudt TQGG zich het recht voor juridische stappen te ondernemen.
VIII. Wat als de inhoud van het bericht achteraf vals blijkt te zijn?
Het is belangrijk dat u op het moment van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was en dat u de melding niet met kwade bedoelingen deed. Als na opheldering van de feiten blijkt dat de tip niet terecht was, hoeft u geen negatieve gevolgen te vrezen.
IX. Wat gebeurt er als u zelf bij de klacht betrokken bent?
Zelfs dan wordt u aangemoedigd de betrokken feiten te melden. Hiermee zal, voor zover wettelijk mogelijk, terdege rekening worden gehouden bij het onderzoek naar de feiten en de eventuele bestraffing.
X. Maakt de klokkenluider kosten door gebruik te maken van de klokkenluidersregeling?
Er zijn geen kosten voor de klokkenluider.
XI. Schept de verwijzing een klantrelatie met de ombudsvrouw?
Nee, er is geen cliënt-jurist relatie. De ombudsvrouw is en blijft de agent van TQGG. Echter, de juridische relatie tussen de ombudsvrouw en TQGG als cliënt heeft een "beschermende werking" ten gunste van de klokkenluider. Dit betekent dat de ombudsvrouw de klokkenluider informeel kan adviseren over de praktische zaken van de individuele zaak, maar zij kan niet als "uw" advocaat uw juridische belangen behartigen.